Theo hướng dẫn, Bộ Nông nghiệp và Môi trường yêu cầu việc chỉnh lý hồ sơ địa chính bao gồm Bản đồ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ địa chính và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất phải được thực hiện đồng thời với việc cập nhập, chỉnh lý cơ sở dữ liệu đất đai tại địa phương.
Hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai đang được quản lý, lưu trữ, vận hành thì tiếp tục được khai thác, quản lý, phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ cho người dân, doanh nghiệp. Việc chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai do sắp xếp lại đơn vị hành chính phải được thực hiện đồng thời với việc giải quyết thủ tục hành chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất, đảm bảo thông suốt, không gây ách tắc, cản trở cho người dân và doanh nghiệp.
Đối với Giấy chứng nhận đã cấp qua các thời kỳ, sau khi sắp xếp đơn vị hành chính thì không bắt buộc phải thực hiện chỉnh lý đồng loạt Giấy chứng nhận đã cấp, trừ trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời với thủ tục hành chính về đất đai. Việc chỉnh lý thay đổi thông tin của thửa đất (số tờ, số thửa, địa chỉ) trên Giấy chứng nhận đã cấp được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 41 của Thông tư số 10/2024/TT-BTNMT; trường hợp trên Giấy chứng nhận đã cấp không còn dòng trống để xác nhận thay đổi thì cấp mới Giấy chứng nhận để thể hiện thông tin của thửa đất theo quy định tại khoản 6 Điều 23 của Nghị định số 101/2024/NĐ-CP.
Về phần mềm cập nhật, vận hành cơ sở dữ liệu đất đai, theo hướng dẫn, Bộ Nông nghiệp và Môi trường nêu rõ: Đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh trước khi sắp xếp mà đang sử dụng các phần mềm ứng dụng khác nhau để phục vụ quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu đất đai do địa phương quản lý thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sau sáp nhập có trách nhiệm chỉ đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường triển khai sử dụng thống nhất một phần mềm, đồng thời chuyển đổi cơ sở dữ liệu đất đai hiện từ các phần mềm khác sang phần mềm thống nhất để cập nhật, vận hành, kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu đất đai.
Về việc bảo quản, bàn giao hồ sơ địa chính, Bộ đề nghị Ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo rà soát, thống kê danh mục hồ sơ địa chính và các loại sổ sách, tài liệu dạng giấy hình thành trong quá trình quản lý, sử dụng đất qua các giai đoạn hiện đang lưu trữ tại các cấp ở địa phương để chuẩn bị sẵn sàng cho việc bàn giao cho đơn vị hành chính mới phục vụ công tác quản lý đất đai, tránh thất lạc tài liệu, tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cho công tác quản lý.
Trong đó, đối với Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất do cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp huyện đã lập khi thực hiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu, ngay sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính mới thì thực hiện việc bàn giao cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để lưu trữ và cung cấp thông tin khi cần thiết. Đối với hồ sơ địa chính điện tử đang được lưu trữ, vận hành trong cơ sở dữ liệu đất đai thì chỉ đạo các cơ quan tiếp tục khai thác, quản lý, phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ cho người dân, doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Bộ Nông nghiệp và Môi trường đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh tập trung hoàn thành kiểm kê đất đai năm 2024 ở đơn vị hành chính cấp xã trực thuộc nhằm lượng hóa thực trạng tình hình quản lý, sử dụng đất đai của từng đơn vị hành chính cấp xã phục vụ sắp xếp, sáp nhập đảm bảo kịp thời và đồng bộ./.
