Theo đó, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố nhanh chóng hoàn thành việc thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành; tổng hợp, lập danh mục những công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan. Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật, không để hư hỏng, thất thoát tài liệu trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Nghiêm chỉnh thực hiện các nội dung, nhiệm vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ và hoàn thành theo đúng thời hạn được giao tại Kế hoạch số 157/KH-UBND ngày 05/5/2025 của UBND tỉnh.
Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, Hệ thống Phần mềm Lưu trữ tài liệu điện tử tiến hành thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Thời gian hoàn thành: Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh trước ngày 15/8/2025; cơ quan, tổ chức cấp huyện và cấp xã trước ngày 25/6/2025.
Đồng thời, Chủ tịch UBND tỉnh cũng yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương đẩy mạnh tiến độ số hóa hồ sơ, tài liệu theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 2181/UBND-NC ngày 15/5/2025 về việc thực hiện công tác số hóa hồ sơ tài liệu.
Giao Sở Nội vụ khẩn trương hoàn thành phương án tổng thể tổ chức lại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương và xây dựng Đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ đã được thống kê trình UBND tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi hoàn thành việc sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh. Chuẩn bị các nguồn lực và điều kiện cần thiết để hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức triển khai Luật Lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết thi hành Luật từ ngày 01/7/2025, tập trung vào việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số, quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính./.
